Privacyreglement en cookie-beheer van de Villa Rozerood website en invoegtoepassingen

 

Artikel 1. Doelstelling  

Villa Rozerood vzw, hierna ook ‘Villa Rozerood’ of ‘vereniging’ genoemd, hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Via dit privacyreglement wenst Villa Rozerood de gebruikers van de website www.villarozerood.be en de toepassingen op de website , gehost door www.wix.com, zo volledig mogelijk te informeren over de wijze waarop wordt omgegaan met de persoonsgebonden gegevens die zij over hen verzamelt en verwerkt. In dit privacyreglement wordt onder meer verduidelijkt welke persoonsgebonden gegevens worden bijgehouden, op welke wijze ze worden verwerkt en hoe de gebruiker(s), hierna genoemd ‘gebruikers’ of ‘u’, controle kunnen uitoefenen op de verwerking van zijn/haar persoonsgebonden gegevens. Dit reglement werd opgesteld in uitvoering van de Verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna: de “GDPR”), en zijn uitvoeringswetten en -besluiten.

 

Artikel 2. Waarom een privacy beleid?

Villa Rozerood vindt de bescherming van uw privacy belangrijk en wil uw persoonsgebonden gegevens beschermen, er behoedzaam, correct en transparant mee omspringen en u informeren over de manier waarop wij deze bijhouden. Ons beleid is van toepassing op de in dit reglement omschreven verwerkingen van persoonsgegevens samengesteld of uitgevoerd door onze medewerkers en/of zelfstandige beroepsbeoefenaars.

 

Artikel 3. Personen van wie gegevens verwerkt worden

Dit privacybeleid voorziet informatie over hoe de verenging wil omgaan met de persoonsgebonden gegevens van:

• Alle bezoekers, in de ruimste zin van het woord, van de website www.villarozerood.be of personen die ons contacteren via onze website of via andere communicatiekanalen;

• Bestaande, potentiële of nieuwe sponsors, donateurs en sympathisanten die een donatie, een actie ten behoeve van de verenging willen opzetten of die promotiematerialen aankopen;

• Dienstenaanbieders of leveranciers van Villa Rozerood.

 

De verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot een kind is wettig wanneer het kind ten minste 16 jaar oud is. Bepaalde producten en diensten kunnen echter door kinderen worden gebruikt die jonger zijn. In dat geval moeten de kinderen de toestemming van hun ouders krijgen. Leerkrachten en directies kunnen handelen namens de ouders als zij hiervoor de toestemming van de ouders hebben gekregen. Als ouders ontdekken dat hun kind of derden gegevens verstrekt hebben zonder de toestemming van de ouders kunnen zij de vereniging vragen om persoonlijke informatie, accountgegevens, … te verwijderen. U kunt hiervoor een mailtje sturen naar dpo@villarozerood.be.

 

Artikel 4. Verwerkingsdoeleinden en wettelijk kader

De verwerking van uw persoonsgegevens zal enkel gebeuren wanneer daar een gewettigde en logische reden toe is en binnen de grenzen van de wettelijke kaders. Welke data verzameld wordt, hangt af van de specifieke activiteit waarvoor die verzameld wordt. Door te klikken op de link "toestemmingsverklaring" waarmee u vervolgens gebruik kunt maken van de functies van onze website, hebt u uw wil kenbaar gemaakt, gratis, specifiek en geïnformeerd waarmee u de verwerking van uw persoonsgebonden gegevens accepteert. Uw toestemming is ook bedoeld om u in staat te stellen enige controle uit te oefenen over de behandeling van uw gegevens. Persoonsgebonden gegevens worden verzameld ten behoeve van de activiteiten van Villa Rozerood, zoals het verbeteren van marketing en promo-activiteiten, aanpassing van producten en diensten voor de begunstigden (kinderen en gezinnen) of naleving van wettelijke rapportagevereisten en andere soortgelijke activiteiten. Villa Rozerood verzamelt en gebruikt persoonsgebonden gegevens over u voor de doeleinden van de vereniging en in het bijzonder om:

​

-    enerzijds het volgende mogelijk te maken:

• Uw vragen over de vereniging te beantwoorden;

• U een interactief en persoonlijk gebruik van onze website toe te staan;

• In het kader van uw behoeften en interesses u de meest geschikte informatie te kunnen geven en de beste producten en diensten te kunnen aanbieden;

• U toe te staan een account te openen en te beheren om gespecialiseerde documentatie en assistentie te verkrijgen;

• Om U toegang te geven tot alle functies en opties aangeboden door onze website;

• U toe te staan dat u gegevens uitwisselt met andere gebruikers van de site;

• U toe te staan deel te nemen aan activiteiten;

​

- en anderzijds de vereniging toe te laten om:

• U eigen commerciële of ondersteunende diensten aan te bieden;

• Haar marketingactiviteiten te beheren;

• Haar commerciële relaties te beheren i.v.m. eigen commerciële aanbiedingen, aankopen, contracten, bestellingen, bedankingsbrieven, donaties, etc.;

• Haar onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten te beheren zoals: ontwikkelingsaanvragen, behandelen van incidenten, kwaliteitsproblemen, tests, etc.;

• Elk ander doel in verband met de activiteit van Villa Rozerood te kunnen behartigen.

 

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving, machtigt u door het verstrekken van uw e-mailadres, Villa Rozerood en haar wettelijke vertegenwoordiger(s) om het te gebruiken, met andere persoonsgebonden gegevens die nuttig zijn, om u informatie of andere berichten te sturen. Villa Rozerood kan uw e-mailadres ook gebruiken voor informatieve, administratieve of andere niet-marketingdoeleinden (bijvoorbeeld om u op de hoogte te stellen van belangrijke wijzigingen aan de website of om u op de hoogte te houden van de dagelijkse werking).

De persoonsgebonden gegevens die verzameld worden kunnen het volgende omvatten:

• Identificatie-, contact- en andere gegevens;

• Aflevermethode en personen aan wie bestellingen moeten verzonden worden;

• Financiële gegevens van donateurs of sympathisanten die promotiematerialen willen aankopen;

• IP-adres en andere persoonsgebonden gegevens die relevant kunnen zijn voor de doeleinden;

• Etc.

In geen geval zullen andere persoonsgegevens in deze verwerkingen worden opgenomen dan deze die noodzakelijk zijn voor de doeleinden bovenstaand weergegeven én zullen deze persoonsgegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

 

Artikel 5. Cookies 

Onze website kan cookies of andere technologieën gebruiken die persoonsgebonden gegevens kunnen verzamelen of opslaan. Cookies zijn tekstbestanden die worden opgeslagen en gebruikt om persoonlijke en niet-persoonsgebonden gegevens over uw browsen op onze website te registreren. Cookies kunnen permanent zijn (en blijven staan nadat u uitlogt op onze website en om te gebruiken bij een volgend bezoek van onze website) of tijdelijk (deze verdwijnen dan van zodra u zich uitlogt van onze site). Villa Rozerood gebruikt cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren, waaronder:

• Een service toestaan om uw hardware te herkennen, zodat u niet meerdere keren dezelfde informatie hoeft te verstrekken om dezelfde taak uit te voeren;

• De gebruikersnaam en het wachtwoord die u al hebt verstrekt te herkennen, zodat u ze niet hoeft in te geven bij elke webpagina die hierom vraagt;

• Analyse van het verkeer en de gegevens op onze site om het aantal gebruikers van de services te meten, waardoor ze gemakkelijker te gebruiken zijn en ervoor zorgen dat ze snel kunnen reageren op uw verzoeken of om te begrijpen hoe gebruikers omgaan met services en deze te verbeteren;

• Villa Rozerood kan ook gebruik maken van externe dienstverleners (zoals Adobe Analytics, Google Analytics, Facebook, LinkedIn, etc.) om diensten uit te voeren namens haar en in het bijzonder analyseren van uw surfgedrag, analyseren van uw interesses en gerichte marketing of advertenties aanbieden;

• U kunt de inhoud van de site delen met andere mensen op sociale netwerken of andere mensen toestaan te weten wat u bekijkt of wat u denkt (bijv. De "Vind ik leuk"-knop op Facebook);

• In dit geval kunnen web bakens en cookies die door deze externe leveranciers worden verstrekt, worden gebruikt en opgeslagen. Bij het verzenden van de informatie die door deze cookies wordt gegenereerd, zorgen de cookie-instellingen ervoor dat het IP-adres anoniem wordt gemaakt vóór geolocatie en vóór opslag. Onze providers gebruiken deze informatie ten behoeve van het evalueren van uw gebruik van de site, om rapporten over de website-activiteit te schrijven, en u een betere dienstverlening en gerichte advertenties op uw behoeften te geven. Ze zullen uw IP-adres niet koppelen aan andere gegevens;

*Wanneer u onze site bezoekt, zijn cookies standaard ingeschakeld en kunnen gegevens lokaal worden gelezen of opgeslagen op uw apparaat;

• U zult de eerste keer dat u een cookie ontvangt op de hoogte worden gesteld en u zult kunnen beslissen of u het wel of niet accepteert. Door onze site te blijven gebruiken, gaat u uitdrukkelijk akkoord met het gebruik van dergelijke cookies door Villa Rozerood;

• U kunt uw browser ook zo configureren dat cookies systematisch worden geweigerd (inclusief cookies die worden gebruikt voor doeleinden van doelgroep meting). Als dit echter het geval is, werken sommige functies van onze site mogelijk niet correct en hebt u eventueel geen toegang tot bepaalde onderdelen of services van onze site.

 

Artikel 6. Links naar websites niet gecontroleerd door Villa Rozerood

Onze website kan links bevatten naar websites van derden die interessant voor u zijn. Villa Rozerood heeft geen controle over de inhoud van de sites van derden of hoe men de gegevensbescherming in de praktijk omzet. Daarom wijzen wij alle verantwoordelijkheid met betrekking tot de behandeling van uw persoonsgebonden gegevens door deze derden af.

 

Artikel 7. Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens en contactgegevens van de toezichthouder

Binnen Villa Rozerood werd de directeur als functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, die tevens de functie van informatieveiligheidsconsulent uitoefent. Deze persoon is belast met het toezicht op alle aspecten in verband met de verwerking van persoonsgegevens, waaronder de beveiliging van persoonsgegevens en de uitoefening van de rechten van gebruikers met betrekking tot hun persoonsgegevens. Hij staat Villa Rozerood bij met advies inzake al deze aspecten. Hij kan bovendien door iedere gebruiker via dpo@villarozerood.be gecontacteerd worden in verband met alle aangelegenheden betreffende de verwerking van persoonsgegevens in Villa Rozerood.

 

Artikel 8. Beveiliging van persoonsgegevens

Persoonsgebonden gegevens worden in Villa Rozerood niet geanonimiseerd. Alles wordt echter in het werk gesteld om uw gegevens te beschermen. Daarnaast worden alle nodige voorzieningen getroffen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen gegevens. Tevens worden de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van de bestanden tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisname, wijziging of verstrekking daarvan, zoals door middel van beperkte toegang en machtigingen. Gegevensbestanden zijn slechts toegankelijk door enkele sleutelfiguren binnen de vereniging en/of externen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdracht. Alle personen die toegang hebben tot uw persoonsgebonden gegevens zijn gebonden door een verplichting tot vertrouwelijkheid en stellen zich bloot aan disciplinaire maatregelen en/of sancties als zij zich niet aan deze verplichtingen houden.

 

Artikel 9. Bewaartermijnen

De persoonsgebonden gegevens die u ons verstrekt worden permanent bewaard. U kan ons vragen de gegevens aan te passen of te verwijderen (zie artikel 11).

§ 3. Vernietiging kan evenwel achterwege blijven wanneer:

• hetzij de bewaring is vereist op grond van een wettelijk voorschrift;

• hetzij de bewaring redelijkerwijze belangrijk wordt geacht vanuit medisch oogpunt of vanuit de levensverwachting van de patiënt, of vanuit de verdediging van zijn rechtmatige belangen of die van zijn rechtverkrijgenden;

• hetzij over de bewaring overeenstemming bestaat tussen de gebruiker(s) en vereniging.

 

Artikel 10. Verwijderen van gegevens

De gegevens worden verwijderd:

• bij het verstrijken van de bewaartermijn, zoals bepaald in artikel 6 van dit privacyreglement;

• in de gevallen bepaald door of krachtens de wet;

• bij het gerechtvaardigd verzoek daartoe van iedere belanghebbende;

• of ingevolge een gerechtelijke beslissing.

 

Artikel 11. Rechten en mogelijkheden van verweer van de gebruikers in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Uiterlijk op het moment van de verzameling van persoonsgegevens die op de gebruiker betrekking hebben, wordt de gebruiker overeenkomstig de bepalingen van de GDPR geïnformeerd over de verwerking van deze gegevens en de rechtsgrond voor deze gegevensverwerking. Een gebruiker die hierom verzoekt, heeft het recht om vanwege de verwerker kosteloos kennis te krijgen en eenmalig kosteloos een kopie te krijgen van:

• het al dan niet bestaan van verwerkingen van op hem betrekking hebbende persoonsgegevens;

• de gegevens zelf die worden verwerkt en alle beschikbare informatie over de oorsprong van die gegevens tenzij de inzage van deze gegevens via de wet van het recht op inzage wordt uitgesloten;

• de doeleinden van deze verwerkingen;

• de categorieën gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben en de bewaartijd van deze gegevens;

• de categorieën ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt;

• de rechten van de gebruiker met betrekking tot de verwerkte persoonsgegevens;

• de bron van deze persoonsgegevens, indien ze niet bij de gebruiker zelf werden ingezameld;

• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming op basis van deze persoonsgegevens, alsook de onderliggende logica en de gevolgen van die besluitvorming.

​

Een gebruiker die hierom verzoekt, heeft bovendien het recht om door de verwerker kosteloos alle onjuist of onvolledig verwerkte persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarbij kan men tevens vragen dat zijn persoonsgegevens tijdelijk niet verder verwerkt worden (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen) totdat de juistheid van zijn persoonsgegevens werd gecontroleerd. Slechts indien de verwerker vaststelt dat de persoonsgegevens inderdaad onjuist of onvolledig zijn, moeten zij worden verbeterd of aangevuld.

 

Indien een gebruiker meent dat zijn persoonsgegevens niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of onrechtmatig worden verwerkt), dan kan hij verzoeken dat zijn persoonsgegevens definitief verwijderd worden. In plaats van verwijdering kan men als alternatief ook vragen dat zijn persoonsgegevens wel opgeslagen blijven, maar niet verder worden verwerkt (behalve in bepaalde wettelijk omschreven gevallen). De verwerkingsverantwoordelijke is echter niet verplicht om de persoonsgegevens te wissen indien ze nog wel rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden overeenkomstig de GDPR. Tenzij de verwerking nodig is voor dwingende gerechtvaardigde redenen, kan de gebruiker de verwerking van zijn persoonsgegevens die louter gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of op de uitoefening van een taak van algemeen belang of van openbaar gezag, doen staken door een bezwaar hiertegen in te dienen. In afwachting van het antwoord van de verwerkingsverantwoordelijke kan de gebruiker verzoeken om die persoonsgegevens alvast tijdelijk niet verder te verwerken (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen). Na indiening van het verzoek van de gebruiker zal de gebruiker een ontvangstbevestiging ontvangen en zal de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand laten weten welk gevolg aan het verzoek zal worden gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn worden verlengd tot drie maanden na de indiening van het verzoek. In dat geval zal de verwerkingsverantwoordelijke dit meedelen aan de gebruiker. Indien het verzoek van de gebruiker onduidelijk is of indien er twijfel bestaat over de identiteit van de verzoeker, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke de nodige bijkomende informatie opvragen. Indien de verzoeker weigert om de nodige informatie te verstrekken, kan de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek weigeren. De verzoekprocedure is kosteloos voor de gebruiker. Indien het verzoek van de gebruiker echter kennelijk ongegrond is of indien de patiënt buitensporig gebruikmaakt van zijn rechten, met name indien hetzelfde verzoek overmatig repetitief wordt ingediend, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek weigeren ofwel een redelijke vergoeding aanrekenen naargelang de administratieve kosten die gepaard gaan met deze verzoeken.

 

Indien de gebruiker van mening is dat de bepalingen van dit privacyreglement of van de GDPR niet worden nageleefd of andere redenen tot klagen heeft omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan de gebruiker zich rechtstreeks wenden tot:

• de in artikel 7 van dit privacyreglement vermelde personen;

• de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

• en/of de bevoegde rechter.

 

Artikel 12. Inwerkingtreding en wijzigingen

Dit privacyreglement treedt in werking op 22/05/2018. Villa Rozerood vzw behoudt zich het recht voor om zijn privacyreglement ten allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden aangebracht door de raad van bestuur van Villa Rozerood vzw. Het begrip persoonsgebonden gegevens betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een persoon is "identificeerbaar" wanneer deze kan worden geïdentificeerd, direct of indirect, in het bijzonder door verwijzing naar een identificatienummer of naar een of meer specifieke elementen.